何らかの事情で事務所を移転する際は取引先や顧客に向けて事務所移転のお知らせを出します。
しかし、事務所移転が初めてだとお知らせにどのような内容を記載したら良いのかわからないこともあるでしょう。
今回は、事務所移転のお知らせに記載すべき内容や、お知らせの種類、お知らせを出すタイミングについてご紹介します。
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事務所移転のお知らせに記載する内容
事務所を移転する際は、事務所移転のお知らせに挨拶文、移転先、移転にともなう休業期間などを記載します。
それぞれの項目がどのような内容になるのか、より詳しく見ていきましょう。
挨拶文
事務所移転のお知らせは単なる情報の伝達だけでなく、日頃お世話になっている取引先や顧客への挨拶も兼ねています。
そのため、お知らせの冒頭と結びにはビジネスマナーとしての挨拶文が必要です。
お知らせを送る際の手段によっては、時候の挨拶など丁寧な文章が求められることもあります。
事務所移転の季節に合わせ、適切な時候の挨拶を心掛けましょう。
結びの部分では、取引先や顧客と今後も良好な関係を築いていきたい旨を書くのが一般的です。
移転先
事務所移転のお知らせにおいて重要な内容は、移転先に関する情報です。
とくに、取引先や顧客に直接事務所に来てもらったり、郵送でやり取りがあったりするのであればこの情報は欠かせません。
移転先の住所、建物名、部屋番号、電話番号やFAX番号など、変更がある情報についてはしっかり記載しておきましょう。
なお、移転先周辺の地図や最寄駅などからのアクセス方法についても記載しておくとより親切です。
連絡先に関する情報が以前と変わらないのであれば、変わらない旨も書き添えておくと良いでしょう。
移転にともなう休業期間
事務所移転のお知らせには、新しい事務所に入居して営業を開始する日を移転日として記載します。
移転にともなって休業期間が発生する際は、休業期間がいつからいつまでなのかについても書いておきましょう。
休業期間中の連絡などの扱いについても記載しておくとわかりやすいです。
日付だけでなく曜日も記載しておくとさらにわかりやすくなります。
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事務所移転のお知らせの種類
事務所移転のお知らせを出す手段には、はがき、メール、Webサイトなどの種類があります。
それぞれの種類によって、誰向けのお知らせなのか、どのように文章を作成するのかなどが異なるため注意が必要です。
事務所移転のお知らせを送る手段の種類について、詳しく見ていきましょう。
はがき
取引先や顧客に事務所移転のお知らせを送る手段として、オーソドックスなのははがきです。
はがきでお知らせを送る際は、文章中に時候の挨拶を入れて丁寧な印象になるようにしましょう。
とくに親しく取引をしている取引先については、はがきではなく封書によってお知らせを送るとより丁寧です。
さらに、FAXでお知らせを送る際も、はがきや封書同様時候の挨拶が必要になります。
メール
近年では業務の電子化にともない、事務所移転のお知らせもメールで送る企業が増えています。
メールで送る際は時候の挨拶などが必要なく、地図などの付加情報を掲載しやすいです。
メールに直接情報を書き込むほか、ワープロソフトを使用して作成した文章をPDF形式で送信することもできます。
メールで情報を打ち込めば、連絡先の更新をコピー&ペーストで済ませられるため、送られた側にとっても負担が少ないでしょう。
ただし、メールでお知らせを送ると別の連絡に埋もれてしまうことがあるため、送信後に「このようなお知らせを送らせていただきました」と電話で伝えておくのが望ましいです。
時候の挨拶などがない分堅苦しい印象を与えないメールですが、取引先によってはそれを失礼と捉え不快に感じることもあります。
無理に時候の挨拶を付け加える必要はありませんが、なるべく文章全体が丁寧な印象になるよう心掛けましょう。
Webサイト
より広い範囲への情報拡散を考えるのであれば、自社が運営するWebサイトに掲載する方法もあります。
自社のWebサイトにお知らせを掲載しておけば、現在取引がある相手や顧客だけでなく、自社に興味を持った段階の見込み客などにも伝わるでしょう。
Webサイトにお知らせを掲載する際は時候の挨拶は必要ありません。
また、自社のWebサイトだけでなく運用しているSNSアカウントがある際は、そちらにも投稿しておくとより情報が広範囲に伝わりやすいです。
ただし、Webサイトは用事や関心がなければ訪問しないため、ここにお知らせを掲示しただけで十分な周知になるわけではない点に注意しましょう。
普段から継続して取引をおこなっている企業や顧客がいるのであれば、Webサイトへの掲載だけでなくはがきやメールなどで直接連絡する必要があります。
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事務所移転のお知らせを出すタイミング
事務所移転のお知らせを送る際は、適切なタイミングに出すことが大切です。
早すぎると移転の詳細や移転があること自体を忘れてしまう可能性があり、遅すぎると取引先の業務にも支障が出る可能性があります。
事務所移転のお知らせを出すのに適したタイミングやお知らせの準備について、詳しく見ていきましょう。
理想のタイミングは移転の1か月前
事務所移転のお知らせを出すタイミングとして、理想的なのは移転日の1か月前です。
余裕を持ってお知らせを送らないと、取引先での連絡先の登録などの業務が滞る可能性があります。
また、休業期間の前後にいつ連絡を送るか、休業期間中相互に関係がある業務をどうするかなど、スケジュールにも関係するためなるべく早めにお知らせするようにしましょう。
移転手続きなどで忙しくバタバタしており、早めの連絡が難しいとしても、遅くても2週間前までには送る必要があります。
はがきや封書などで郵送する際は、文章の入稿から印刷までで2週間ほどかかる可能性があるため、移転が決まった段階で早めに準備を始めましょう。
事務所移転のお知らせを出すための準備
事務所移転のお知らせを出す際は、まず移転先の情報をしっかり確認します。
記載内容に誤りがあるとお知らせとして意味がないため、間違いがないか入念に確認しておきましょう。
移転先が決まり次第住所や連絡先などを控えておく必要がありますが、移転先が新築物件の際はまだ明確な住所がない可能性があります。
その際は、建設を担当している業者に住所が確定する時期はいつになるのかを確認しておきましょう。
次に、お知らせを送る取引先や顧客をリストアップしたうえで、送付手段の振り分けをおこないます。
送り先の名称、住所やメールアドレス、電話番号やFAX番号、担当者氏名などをリストアップしましょう。
そして、封書やはがきで連絡するところ、メールやFAXで連絡するところなどを振り分けます。
複数人で作業を分担する際も、送信先が重複しないようリストを共有するのがおすすめです。
リストアップと振り分けが完了したら、実際にお知らせの文章を作成します。
移転先の情報量が手段ごとにバラバラになっていないか確認しながら、手段別に必要な挨拶文などを書きましょう。
内容に誤りがないか入念にチェックして、作成したお知らせを印刷したら送付します。
Webサイトにお知らせを掲載する際は、郵送やメールの送信に合わせてタイミングを決めましょう。
お知らせ内には自社の代表者氏名も忘れずに記載しておく必要があります。
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まとめ
事務所移転のお知らせには、挨拶文、移転先の情報、移転日と休業期間について記載します。
お知らせを送る先との関係に応じて、はがき、メール、Webサイトなどの手段を使い分けましょう。
どのお知らせについても、移転日の1か月前~2週間前までの期間に届くよう準備を進める必要があります。
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大国住まい スタッフブログ編集部
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