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オフィスビルでチェックしておきたい共用部分のポイントをご紹介

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オフィスビルでチェックしておきたい共用部分のポイントをご紹介

オフィスを借りる際にはオフィスの面積や間取りなども重要ですが、共用部分も欠かせないポイントの1つです。
共用部分は賃貸オフィスビルで快適に仕事ができるかどうかを左右する重要なポイントなので、事前にしっかりと確認しておく必要があります。
この記事では、オフィスの賃貸借契約をご検討中の方に向けて、共用部分の内見のポイントや管理などについてご紹介します。

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オフィスの共用部分とは

オフィスの共用部分とは

賃貸オフィスビルには、専有部分と共用部分があります。
これまでオフィスビルを借りたことがない方のなかには、そもそも共用部分がどこを指すのかわからない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
まずは、オフィスビルの共用部分についてご紹介します。

共用部分とは

共用部分とは、区分所有権建物における専有部分以外の部分のことです。
オフィスビルはもちろん、マンションのような建物も区分所有権建物に該当するため、専有部分と共用部分が存在します。
共用部分は区分所有者全員のための施設や付属部分であり、区分所有権者全員で所有権を共有しています。
賃貸オフィスビルの場合、オフィスを借りている方ならだれでも自由に出入りして使用できる部分が共用部分です。
一方、オフィスの専有部分とは、個別に賃貸借契約を締結し賃料を支払って専有できる部分を指します。
天井や床、壁などで囲まれた部分を指し、賃料を支払う対価として自由に専有できます。

共用部分に該当する部分

では、具体的にどのような部分が共用部分に該当するのでしょうか。
代表的な共用部分として挙げられるのが、エントランスやエレベーターです。
これらの施設をはじめ、共用廊下や階段、駐車場などの専有部分ではない部分が共用部分に該当します。
また、共用部分は専有部分以外のすべての部分を指すため、普段あまり意識して使用していない部分も共用部分にあたります。
たとえば、メーターボックスやビルの外壁、パイプスペースなども共用部分です。
くわえて、電気設備や給排水設備など、専有部分にあたらない付属設備も共用部分に該当します。
これらの部分にくわえて、建物によっては規約によって共用部分と定められている部分が存在するケースもあります。

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オフィスの共用部分を内見する際のポイント

オフィスの共用部分を内見する際のポイント

賃貸オフィスビルの内見をする際には、どうしても専有部分の面積や間取りばかりに注目してしまうケースも少なくありません。
しかし、日々の業務を快適におこなうためには、オフィスビルの共用部分の確認が重要です。
オフィスビルがしっかりと管理されているかは共用部分を見ればわかるので、内見でしっかりと見極められるようにポイントを把握しておきましょう。
共用部分を内見する際のポイントをご紹介します。

清掃・管理が行き届いているか

共用部分の内見でとくにチェックしておきたいのが、清掃や管理がしっかりとおこなわれているかどうかです。
ほこりやゴミが溜まっているオフィスに毎日通うのは、あまり気分が良くありません。
オフィスで働く社員に対して悪影響を与えるだけでなく、来社する取引先やお客さまからの印象も悪くなってしまうでしょう。
また、清掃がしっかりおこなわれているかにくわえ、適切な管理がされているかも重要なポイントです。
共用部分の床材や壁材がはがれているなどの場合、ビル全体も適切な管理がされていない可能性があります。

エレベーター

オフィスビルの内見では、エレベーターの数や使い勝手も確認しておきましょう。
入居している企業の数に対してエレベーターの数が少ない場合、出勤・退勤の際にエレベーターが混雑してしまうおそれがあります。
従業員が毎日使用することを考えると、そこまで規模が大きくないオフィスビルであってもエレベーターは2基以上あるのが理想です。
くわえて、エレベーター内の広さやエレベーターホールの広さ、待ち時間なども確認しておくと良いでしょう。
可能であれば、エレベーターの運行管理システムを確認しておくのもおすすめです。
たとえ十分な数や大きさのエレベーターがあっても、正しく運行されないと待ち時間が生じてしまうおそれがあります。
毎日使うエレベーターだからこそ、使い勝手に問題はないかを確認しておきましょう。

水回り

給湯室やトイレなどの水回りは、従業員の息抜きやリフレッシュのための場所でもあります。
多くの方が日常的に使用するため、清潔感があるかどうかが重要なポイントです。
清掃がしっかりされているかはもちろん、特有のにおいや湿気を防ぐ工夫がされているかどうかも確認しておきましょう。
また、トイレの個室数が適切かどうかも確認しておくことをおすすめします。
トイレの個室数が少ないと、休憩時間などにトイレが混雑し従業員がストレスに感じるおそれがあります。
ご自身のオフィスの従業員数に対して不足がないかにくわえ、同じトイレを使用するほかの企業があるかどうかも確認が必要です。
オフィスビルによっては水回りが専有のケースもあり、清掃の有無もそれによって異なるため、専有か共用かも確認しておきましょう。

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オフィスの共用部分の管理方法

オフィスの共用部分の管理方法

オフィスビルの共用部分は、貸主による保守点検や清掃などの管理がおこなわれています。
規模が大きなビルはビル管理法によって管理方法が定められていますが、規模が小さなビルの場合小さなトラブルは借主が自分たちで対応するケースも少なくありません。
ビルの管理体制はオフィスの快適さや安全性にも直結する問題なので、事前にしっかりと確認しておきましょう。

共用部分の修理は貸主責任が原則

オフィスビルの共用部分に破損などが発生した場合、修理の責任は貸主が負うのが原則です。
共用部分に設置してあるエアコンや照明器具などが破損・故障した場合も同様です。
しかし、共用部分の修理はすべて貸主負担になるわけではなく、例外的に借主が責任を負うケースもあります。
たとえば、共用部分を故意に破損した場合は、破損した方が修理責任を負うのが一般的です。
故意ではなく過失で破損してしまった場合の対応は貸主によっても異なるため、事前に確認しておくと良いでしょう。
入居後に共用部分の破損に気付いた際には、自分で修理しようとするのではなく、まずは管理会社に連絡することをおすすめします。
一方、専用部分である賃貸オフィスの鍵を交換する場合、経年劣化のケースを除き借主の負担になるのが一般的です。
同様に、ポストなどそのオフィスを利用する方しか使用しないものは、共用部分にあっても専有部分とみなされ修理が借主負担になるケースがあります。

共用部分の清掃を借主がおこなうケース

オフィスビルの共用部分の清掃は、貸主が管理会社や清掃会社に委託しておこなうのが一般的です。
しかし、オフィスビルによっては水回りが専有部分に含まれることもあり、このような場合は個別に清掃が必要になるケースがあります。
個別に水回りの清掃が必要なオフィスビルの場合、従業員が当番制で掃除をするなどの対応が必要です。
水回りの清掃を借主がおこなう必要があるかどうかは、入居前に事前に確認しておくと良いでしょう。

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まとめ

賃貸オフィスには、自由に専有できる専有部分と入居者が共有する共用部分があります。
共用部分がしっかりと管理されているかどうかは、賃貸オフィスで快適に仕事をするうえで重要なポイントです。
入居するオフィスを選ぶ際には、専有部分だけでなく、共用部分の管理・清掃が適切におこなわれているかどうかもしっかりと確認しましょう。

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