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賃貸物件を借りるときに、一般的には不動産会社の担当者と対面で契約を結びます。
一方で、近年では賃貸借契約の電子契約を普及させる動きが目立ちつつあり、関連する法律の改正もおこなわれました。
今回は、賃貸物件の電子契約とは何か、電子契約のメリットやデメリットについてご紹介します。
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賃貸物件の電子契約とは
電子契約とは、契約書などを電子化してオンライン上で署名して契約を締結することです。
これまで、賃貸借契約は住居に関する重要な契約として電子契約が認められていませんでした。
しかし近年ではIT機器の普及に伴ってさまざまな契約の電子化が進んでおり、電子化にはさまざまなメリットもあります。
そのため、不動産業界でも契約の電子化を進める動きがあり、賃貸物件の賃貸借契約の電子化が2022年5月から可能になったのです。
国土交通省による実験がおこなわれた
2022年の宅建業法の改正に先立ち、国土交通省は2019年に「重要事項説明書等（35条、37条書面）の電磁的方法による交付（電子書面）に関する社会実験」を実施しました。
これは、それまで対面でないと実施できず、紙面での交付しか認められていなかった重要事項説明書などを電子化する試みです。
結果的に紙面よりも保管しやすく、契約にかかる時間が短縮できるようになり、本格的に電子化が進められる契機となりました。
現在では「媒介・代理契約締結時の交付書面」「指定流通機構登録時の交付書面」「重要事項説明書」「宅地建物の売買・交換・賃貸借契約等締結後の交付書面」の電子化が可能です。
IT重説の普及
賃貸物件の電子契約が可能になった背景には、IT重説が認められたことが挙げられます。
IT重説とは、本来対面でなければおこなえなかった重要事項説明をオンライン上でおこなうことです。
重要事項説明とは、物件に関する重要な共有事項が記載された重要事項説明書を見ながら宅建業者が契約者に説明をすることになります。
これまでは重要事項説明書は紙で交付しなければなりませんでしたが、2019年の実験を受けて電子化が解禁され、IT重説も可能になったのです。
これにより離れたところからでも重要事項説明がおこなえるようになり、賃貸物件の電子契約が進めやすくなりました。
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賃貸物件の電子契約のメリット
賃貸物件をはじめとする不動産業界の電子契約が急速に推進されているのは、電子契約にさまざまなメリットがあるためです。
紙面での契約はさまざまな手間がかかり、紙を用意する分費用もかかります。
電子契約であれば、一般的な対面での契約のデメリットを解消できる可能性があるのです。
費用を削減できる
賃貸物件を電子契約で借りられるようにすると、契約に必要なさまざまな費用を削減できます。
契約書を紙で作成すると紙代、印刷代などの費用が必要になり、それを郵送するとなるとさらに郵送費や人件費が必要です。
1回の契約で発生する費用は微々たるものであっても、日々いくつもの契約を結ぶとなると積み重ねにより費用がかさみます。
契約を電子化すれば紙を購入して印刷する必要がなくなり、送付も郵送でなくメールなどオンライン上のやり取りで完結するためコスト削減が可能です。
日程調整が楽になる
対面でしか契約を結べないと、契約者は不動産会社の事務所にわざわざ赴かなければなりません。
重要事項説明などにはまとまった時間が必要になるため、日程を調整して時間を空ける必要があります。
契約者が遠方に住んでいるときは、現地まで移動してくる時間や費用も考えなければなりません。
仕事などの日常生活が忙しいときは賃貸物件の契約に割くための時間を捻出するのが難しく、なかなか日程が合わないことがあります。
電子契約であれば、離れたところにいてもスマートフォンやパソコンがあれば契約を進めることが可能です。
移動時間を考慮せずとも予定が組めるため、対面での契約よりも日程調整が楽になります。
手間がかからない
これまで契約書などを作成するときは、不動産会社では多大な手間をかけていました。
書面の不備はないかチェックするほか、どこに署名や捺印をするのか付箋や鉛筆などで印をつけておくなどの作業が発生していたのです。
郵送して返送されてきた書類に不備があったときは、どこが間違っているのかなどを記載して再び契約者のもとに郵送する必要があります。
電子契約であれば、オンライン上ですぐ書類をやり取りできるため時間や手間がかかりません。
これにより、契約の締結にかかる時間が短縮され不動産会社側の作業効率が上がります。
また、契約者だけでなく不動産会社の担当者側もどこにいても契約を結べるため、必ずしも店舗や事務所にいる必要がありません。
契約を本社に任せて店舗では接客に専念するなど、不動産会社そのものの働き方改革にもつながっています。
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賃貸物件の電子契約のデメリット
賃貸物件の契約を電子化すると沢山のメリットが発生しますが、なかにはデメリットも存在します。
とくに、契約者の方によっては対面での契約よりも大きなデメリットが発生する可能性があるため注意が必要です。
書類の全体像を確認しにくい
電子契約のデメリットは、電子化された書類の全体像を確認しにくくなる点です。
電子化された書類は細部を拡大してチェックするのは容易ですが、書類全体を見ようとすると見にくくなります。
使用している電子機器の画面が小さいほどその傾向にあり、どこに何が書かれているかを直感的に把握するのが難しいです。
アプリケーションの見開き機能などを用いると改善できることもありますが、情報を一覧にしてチェックするのが難しいのは電子化された書類全般に言えるデメリットになります。
インターネット環境がないと実施できない
賃貸物件の電子契約を結ぶときにインターネット環境が整備されていないと契約を結べません。
データの送信に時間がかかったり、通話の映像が乱れたりするようなことがあると、契約の進行が難しい可能性があります。
とくにIT重説ではインターネット回線を安定させ、担当者から明確に重要事項の説明を受けなければなりません。
説明を受けるのが難しいほど映像や音声が乱れるのであれば、十分な説明ができないとして後日やり直しになることがあります。
機器の状態によってはオンラインでの説明を諦め、結局対面になる可能性もあるでしょう。
有線接続のパソコンなど、なるべくインターネット回線が安定している電子機器を用意する必要があります。
機器に不慣れな方は契約に手間取る
賃貸物件を借りるのは、インターネットや電子機器に慣れた方ばかりとは限りません。
高齢者の方が賃貸借契約を結ぶ事例も増えており、現役時代に電子機器があまり普及していなかった方ほど契約に手間取る可能性があります。
機器の使い方が分からない、アプリケーションの操作方法が分からない、小さな文字が読みにくい、機械を通して音声を聞き取るのが難しいなど、さまざまな問題が考えられるでしょう。
そのため、現状はすべての契約の電子化はできず、契約者の要望に合わせて通常の紙面での契約もおこなわれている段階です。
今後電子機器に触れたことがあり、使いこなせる方が増えていくことによってより契約の電子化が進んでいくと考えられています。
また、電子機器やアプリケーションも改善され不慣れな方でも使いやすくなることが期待できるでしょう。
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まとめ
契約書や重要事項説明書の電子化により、賃貸物件における電子契約ができるようになりました。
電子契約には時間短縮や業務の効率化などのメリットがありますが、機器に不慣れな方にとってはまだデメリットも多いです。
今後はより普及していくことが考えられますが、希望すれば紙面で契約を交わすこともできます。
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大国住まい スタッフブログ編集部
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