オフィスを借りたら確認しておきたいインフラについて

▼ オフィスを借りるときに大事なインフラ！ライフラインを確認しよう
▼ オフィスを借りるときに大事なインフラ！空調を確認しよう
▼ オフィスを借りるときに大事なインフラ！ネットワーク環境や電話回線を確認しよう
▼ まとめ

オフィスを借りると、インフラの確認が必要になります。
ライフラインやネットワーク環境は導入までに時間がかかるため、なるべく早めに進めることが大切です。
本記事では、とくに重要になるライフライン・空調・ネットワーク、3つのインフラを確認する方法を紹介しています。
スムーズに対応できるように、移転を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

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オフィスを借りるときに大事なインフラ！ライフラインを確認しよう

オフィスを借りるときに確認しておきたいのが「ライフライン」「空調」「ネットワーク」などです。
なかでもライフラインは、快適なオフィスにするために欠かせません。
思わぬ見落としがないように、それぞれしっかり確認しておきましょう。
まずは、ライフラインについてです。

電気設備

以前使用していた電気設備のまま利用するのか、新しく電気工事をおこなうのかで確認しておきたい点が異なります。
まず、前者の場合は電気工事が不要なので、オフィスを借りたらすぐに利用できます。
一方で後者の場合は、コンセントの増設や部屋に合わせてスイッチや照明を増やさなければいけません。
借りたオフィスが自分の理想どおりのレイアウトであるケースは少ないため、ほとんどは工事が必要になるでしょう。
もちろん、電力会社との連絡がきちんとできているかも大切です。
一般的に電力会社と直接契約する場合とオフィスの管理会社が対応してくれる場合とで分かれ、大型オフィスは共有フロアも併せて電気料金が請求されるので注意してください。
これらをすべて踏まえたうえで、分からない点は電力会社に相談しましょう。

ガス・水道

ライフラインといえば、ガス・水道も忘れてはいけません。
ですので、一般的な引っ越しと同じで使用開始の手続きが必要になります。
ガスの場合は業者が安全点検と開栓作業をおこないますから、自分で勝手に進めることはできません。
あらかじめ業者に連絡し、スケジュールに合わせて予約をしておきましょう。
水道は立ち会いは不要です。
そのため、オフィスへ引っ越した当日から使用できます。

トイレ空間も大事

従業員が快適に働けるように、トイレを快適にしておくことも大切です。
意外にもトイレは従業員のモチベーションに影響するといわれていますから、常に清潔にしたり、個室やトイレの数を確認したり、大型オフィスなら障がい者用の対応も欠かせません。
インフラが整っていると、それだけで環境の良いオフィスになります。
次は、「空調」について解説しましょう。

オフィスを借りるときに大事なインフラ！空調を確認しよう

インフラを整えるなら、ライフライン以外に「空調」も欠かせません。
防音性が低いと仕事に集中できませんし、臭いも同様です。
空調は一般的にオフィスに備え付けられているものを利用しますが、満足のいくシステムが導入されていない場合は最新機能に変える必要があります。
とくに近年は新型コロナウィルスで「3密」を避けて生活することが求められていますので、オフィスを借りる前にしっかり確認しておきましょう。

換気できるエアコンか

換気が付いているエアコンであれば問題ありませんが、付いてない場合、別途換気が必要になります。
換気には自然換気と機械換気の2通りあり、換気ができるエアコンでも電源を入れないと作動しないタイプとエアコンと連動しているタイプに分かれます。
ですので、その辺もしっかり確認しておきましょう。
換気ができていないオフィスは部屋に臭いが充満しやすく、ウイルスも排出されません。
換気が付いているエアコンでも時々窓を開けて自然換気するようにしてください。
換気を強化したい場合は、5分を2回おこなうことで効果を高めることができます。
窓が開かない場合
窓が開かない部屋は天井に設置してある換気口の位置を確認し、空気の流れをチェックするだけでも違います。
扇風機やサーキュレーターを使用するのも良いでしょう。
とくにオフィスが狭い場合、定期的な換気が必要です。
可能であれば入口のドアも開けて、部屋の空気を循環するようにしてください。
「入口が道路に面していてドアを全開にできない」という方は、窓を開けるだけでも違います

音の環境を確認する

快適な作業をおこなうには、周辺環境の音漏れを防ぐことも大切です。
空調システムも音が大きいものは「気になって仕事ができない」という方もいますので、その辺も工夫する必要があります。
防音方法は主に4つ、「吸音」「遮音」「防振」「制振」に分けられます。
一般的に防音と聞くと吸音や遮音をイメージする方が多いでしょう。
防振は設備からの振動を伝えないような構造にすることで、制振は物体の振動そのものを止める方法になります。
簡単な防音であれば吸音・遮音でも十分ですが、壁や床などの構造から変更したい、物理的に音をシャットアウトしたい方は防振や制振を用いて対策しましょう。

オフィスを借りるときに大事なインフラ！ネットワーク環境や電話回線を確認しよう

最後はネットワーク環境や電話回線などのインフラです。
ネット環境が欠かせない昨今、快適に作業するためにきちんと確認しておく必要があります。
とくに社内でネットワークを利用している場合は、引っ越しをするときに移行しなければいけません。
引っ越し後もすぐに業務に取り組めるように、できることは事前におこなっておきましょう。

インターネット回線事業者との契約の有無

光ファイバーやADSLなどがインターネット回線事業者に当たります。
サービスは通信会社によって異なりますが、ネットワークを利用するには各回線事業者と契約しなければいけません。
以前利用していたサービスを変更するなら解約・新規契約が必要ですし、同じサービスを利用する場合でも回線の移動が必要です。
なかには提供エリア外もありますので、対応しているエリアにオフィスがあるかも確認しておきましょう。
他にも、ISP（インターネットサービスプロバイダ）との契約も必要になります。
ISPはインターネットの接続サービスを提供しており、回線事業者が兼ねているところもあれば、別途契約しなければいけないところもあります。
なかには企業向けサービスを提供している事業者もありますから、チェックしてみてください。

工事にかかる費用について

工事内容が何であれ、通常のファミリータイプの工事費がかかります。
費用は西日本・東日本どちらのエリアでも大体20,000円程度です。
壁に穴を開けると別途配管新設工事が必要になりますので注意してください。
回線が整っているオフィスは工事は不要です。
また工事をする場合も引っ越しシーズンは予約が取りにくいので気をつけましょう。

電話回線の移設手続き

電話回線を利用する場合も、手続きが必要です。
一般的にNTTと契約しますが、必要に応じてPBXを導入します。
必ず自社に合った電話システムを利用するようにしてください。
ちなみに、PBXとは「Private Branch Exchange」の略称です。
内線通話や外線からの発着信制御をおこなうときに使用し、社内LANに接続するタイプが主流になっています。
電話回線の準備が完了したあとは、動作確認をおこないましょう。
電話機がきちんと動作していなければ、業務がはじまったあとに慌ててしまうからです。
ネットワークと電話回線に関するインフラ整備は、必ず業務がはじまる前にチェックするようにしてください。